Consejos prácticos para agilizar el check-in en nuestro hotel

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La llegada de los huéspedes al hotel es una de las tareas diarias más importantes de la recepción y es fundamental en la gestión hotelera, puesto que es el primer contacto del cliente con nuestro establecimiento.  

Durante el check-in, el recepcionista tiene que verificar los documentos, el número de reserva, completar la ficha del huésped, proceder a realizar el cobro, dar las indicaciones necesarias y asignar la habitación. Esta gestión puede llegar a ser un proceso tedioso, tanto para el recepcionista como para el huésped, y por ello puede generar aglomeraciones.  

Imaginemos este proceso en la llegada de un grupo, el tiempo que necesita el recepcionista para realizar todos los check-in se multiplica, multiplicando a su vez el número de personas y el tiempo que pasan en el mismo espacio.   

Con la reapertura de los hoteles en marcha y los nuevos protocolos de seguridad e higiene, establecidos por el gobierno para evitar la propagación del COVID-19, el proceso mencionado anteriormente puede comprometer su cumplimiento.  

Por ello, ahora más que nunca, es importante contar con herramientas que simplifiquen y faciliten el check-in de los huéspedes. A continuación, os contamos cómo aplicar algunas de ellas sin la necesidad de una inversión extra.

Pre check-in 

La primera funcionalidad que recomendamos es un pre check-in, para agilizar la recepción de los clientes.  

El objetivo es obtener los datos personales y la fotografía del DNI de los viajeros antes de su llegada al hotel. De este modo, cuando lleguen a recepción tan solo será necesario verificar su identidad. 

El Pre check-in nos permite tener, con antelación, toda la información de la reserva, para reducir el tiempo dedicado al registro de los huéspedes y facilitar el posterior envío a las autoridades.  

Además, en estos momentos se vuelve todavía más importante, porque la gestión anticipada del check-in disminuye el tiempo que el usuario va a pasar en la recepción del hotel.  

Automatizar los cobros 

Otra medida destacada para ayudar en la gestión de esta crisis sanitaria, y que ya avanzábamos en el artículo anterior, es la automatización de los cobros.  

En muchos establecimientos turísticos todavía se utilizan procesos manuales para el procesamiento de las tarjetas, provocando no solo una gestión poco optimizada del tiempo, sino también que no cumpla con la normativa vigente de tarjetas.  

En este sentido, implementar una pasarela de pagos tokenizada nos va a permitir proteger los datos personales de los clientes, asegurar su privacidad y cumplir con la normativa PCI. Gracias a estas pasarelas, nuestros trabajadores reducirán el tiempo dedicado a los cobros de reservas. 

Pero, además, en el momento actual de crisis sanitaria, automatizar los pagos nos va a proporcionar una seguridad extra.  

Gracias a los tokens (encriptación de la tarjeta) se puede procesar el cobro total o parcial de la reserva de forma automática con antelación, el mismo día de entrada o incluso en el momento del check-out. 

De esta manera, se elimina la necesidad de manipular el dinero y/o la tarjeta del huésped y se reduce, una vez más, el tiempo de gestión en recepción. 

Comunicación previa 

Para finalizar, es importante remarcar, una vez más, la importancia de la comunicación con los huéspedes.  

El envío de información, previo a la estancia, sobre la reserva, el hotel y las instalaciones, siempre ha sido un factor valorado por los usuarios; más aún en un momento como el actual.  

Para los huéspedes esta situación es tan nueva como para nosotros, necesitan sentir confianza en nuestro establecimiento y, para ello, es importante comunicarles las medidas que hemos implementado y cómo van a afectar las restricciones a su estancia

A continuación, os dejamos un check-list con información que sería recomendable compartir con los huéspedes antes de su llegada: 

  • Indicaciones sobre su llegada y el protocolo que deben seguir (limpiarse los zapatos, dejar las maletas en un punto, etc.).  
  • Medidas de seguridad e higiene tomadas por el hotel en las zonas comunes y, especialmente, en las habitaciones. 
  • Restricciones de los servicios y las zonas comunes: qué pueden utilizar y cómo. 
  • Cambios en la cafetería y en el servicio de pensiones, así como las posibilidades que ofrecemos ahora.  
  • Posibles cambios en los horarios de check-in y check-out
  • Así como cualquier otra cosa que el hotel crea importante transmitir.

Enviar esta información con antelación nos va ayudar a evitar, en la medida de lo posible, las aglomeraciones en el momento del check-in, porque los huéspedes tendrán en su poder toda la información relevante sobre los cambios aplicados y evitaremos tener que explicárselo a su llegada. 

Esperamos que estos consejos os ayuden a mejorar vuestra operativa, trabajemos juntos en el día después.