PMS: ¿qué es y cómo elegir el mejor?

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Si alguien nos hiciera la siguiente pregunta “¿Qué es el PMS de un hotel y para qué sirve?”, ¿sabríamos responderla? Seguramente todos contestéis que sí, pero, ¿sabríamos enumerar todo lo que un sistema PMS puede ofrecernos y, sobre todo, cuál elegir? Ahí ya es más difícil, ¿verdad? Entonces, ¡sigue leyendo porque hoy te descubrimos todo lo que necesitas saber para elegir tu mejor sistema de gestión! 

El PMS (Property Management System) o sistema de gestión hotelera es una herramienta que nos permite administrar de forma integrada toda nuestra operativa diaria y tener una visión panorámica del estado de nuestro establecimiento. Sus principales ventajas son la automatización de los procesos, para evitar que se produzcan errores, y el monitoreo de todos los datos para ofrecernos información actualizada en tiempo real. Además, ayuda a coordinar todos los departamentos de una manera mucho más eficiente. 

En pocas palabras, el PMS de un hotel automatiza, simplifica y agiliza las operaciones, ahorrando horas de trabajo a los diferentes departamentos de nuestro hotel y ayudando a ofrecer una experiencia perfecta a los huéspedes. 

Pero todavía hay más, para muchos el PMS se ha convertido en el centro neurálgico de la operativa. Este software para hoteles no solo nos permite simplificar las operaciones, sino que ha evolucionado como una plataforma de análisis que gestiona toda la información de los huéspedes y sus preferencias. Gracias a toda la información que se recopila podemos aumentar nuestra rentabilidad aplicando estrategias específicas según los datos obtenidos en cada momento. 

Entonces, ¿Se ha convertido en un requisito de supervivencia para el sector? Posiblemente. Veamos qué nos puede ofrecer esta herramienta de gestión.
 

FUNCIONALIDADES DE UN PMS 

Actualmente la oferta de softwares PMS es muy grande y muy versátil, pero, a continuación, vamos a analizar las funcionalidades fundamentales que un sistema de gestión nos debería ofrecer:  

Gestión de reservasPermite gestionar todas las reservas, además del bloqueo de habitaciones, el pago de depósito o las cancelacionesentre otros. De esta manera podemos tener la disponibilidad siempre actualizada. 

Gestión de tarifas y agencias. Podemos asignar de manera automática tarifas a nuestros canales de distribución y realizar estimaciones y análisis de ingresos; así como diferenciar tarifas por temporada o por tipo de clientes, entre otras variables. 

Base de datos y CRM. El PMS recopila toda la información los huéspedes del hotel: el nombre completo, el tipo (ocio, corporativo), el género, la nacionalidad, los datos de contactolas preferencias, métodos de pago y tipo de habitación. Estos datos nos permitirán segmentar nuestras acciones de marketingmejorar la rentabilidad y la gestión diaria del hotel. 

Control de habitaciones. Controla desde un mismo lugar el estado de las habitaciones (ocupada, desocupada, bloqueada), su limpieza y el mantenimiento (si necesita alguna reparación). Los sistemas más modernos permiten a la gobernanta o al mismo personal de limpieza actualizar el estado de la habitación desde una app en el móvil. De esta forma, se coordinan los departamentos para agilizar la recepción de los clientes. 

Servicio de caja. Garantiza una facturación más eficiente y sin errores automatizando operaciones como son la aplicación automática de impuestos, la gestión de descuentos u ofertas, los distintos métodos de pago, los ajustes en los cargos, las liquidaciones o emisión de facturas, entre otros. 

Hospitality. Existe la opción de controlar desde la misma herramienta todos los servicios extra de tu hotel (actividades, spa, gimnasio, restaurante, etc.) para imputar el gasto en la habitación y que las facturas se sincronicen. 

BI y reportingHemos hablado de la base de datos que nos proporciona un PMS, pero lo importante realmente es su interpretación. El Business Intelligence nos permite transformar toda esa información en conocimiento, facilitando la toma de decisiones. Con el BI no solo podemos estudiar nuestra situación en tiempo real, sino que también podemos comparar periodos para poder tener una visión panorámica en segundos de nuestro establecimiento/s. 

 

El control de las habitaciones y la tasa de ocupación es fundamental desde un punto de vista operativo y estratégico.

VENTAJAS 

Después de ver las funcionalidades básicas que nos debería aportar un PMS hotelero, resulta evidente que una herramienta de gestión nos va a ayudar a mejorar nuestra operativa, pero vamos a ver las 5 claves por las que sí o sí debemos sacar el máximo partido al PMS:  

1.Personal más eficiente gracias a la automatización de aquellos procesos más lentos y repetitivos. De esta manera nuestros empleados se podrán dedicar a tareas más relevantes. 

2. Minimiza errores derivados de la gestión diaria y detecta problemas con antelación, dándonos la oportunidad de avanzarnos y prever posibles escenarios. 

3. Reducción de costes gracias a la optimización del tiempo de gestión y la automatización de los servicios. 

4. Toma de decisiones inteligente basada en la recopilación de toda la información de los clientes y de su análisis en tiempo real.  

5. Mayor satisfacción del cliente al recibir un servicio mucho más eficiente y personalizado. La base de datos del PMS nos permite guardar la información relevante para ofrecer un mejor servicio en sus próximas estancias y/o segmentar mejor las acciones de marketing.   

Y, lo más importante, es que gracias a la correcta aplicación del PMS, eligiendo aquel que se adapta a nuestras necesidades, podremos diferenciarnos del resto.
 

ENTONCES, ¿CUÁL ES EL MEJOR PMS PARA MI HOTEL? 

Cómo ya hemos anunciado, hay muchos proveedores de software hotelero, y no todos van a adaptarse a nosotros; y no porque haya uno mejor que otro, sino porque no todos tenemos las mismas necesidades. ¡El mejor PMS será aquel que mejor se adapte a nosotros! 

Veamos entonces cómo elegir el sistema de gestión más adecuado para nuestro alojamiento. 

Antes de empezar a buscar debemos preguntarnos a nosotros mismos qué funcionalidades son esenciales y qué queremos mejorar de nuestra operativa con este software de gestiónUna vez realizado este ejercicio empezaremos a buscar proveedor. 

Ahora ya sabemos qué necesitamos, pero, ¿qué aspectos debemos tener en cuenta para seleccionar un software? 

A continuación, os dejamos con un check-list práctico para poder seleccionar al mejor proveedor: 

  1. Conectividades. Es muy importante encontrar un PMS que permita una amplia variedad de integraciones con otros softwares (channel manager, motor de reservas, canales de distribución, APM, herramientas de marketing online o sistemas de pre-checkin) para que nuestro negocio pueda crecer y no nos encontremos con limitaciones en el futuro. Necesitamos integraciones funcionales con para tener la operativa lo más centralizada y automatizada posible.
     
  2. Informes. Una de las funcionalidades más importantes para un hotel son los datos que el PMS recopila, puesto que tenemos información minuciosa de las reservas (antelación compra, precio, nacionalidad, etc.) de todos los canales en los que tenemos presencia. Además, gracias a las aplicaciones de Business Intelligence (BI) podemos extraer esos datos de manera fácil y simplificada para visualizarlos en segundos, mejorando y agilizando el proceso de la toma de decisiones.
     
  3. Adaptabilidad. La tecnología está en constante evolución y las necesidades de nuestro establecimiento también, por eso debemos encontrar un PMS que vaya de la mano con la innovación para satisfacer nuestras necesidades. Cuanto más se adapte a nosotros mejor será nuestra operativa.
     
  4. Usabilidad. La navegación debe ser sencilla e intuitiva para que todos los empleados del hotel puedan sacarle el mayor provecho y el aprendizaje sea rápido. 
     
  5. Formación y soporte técnico. Antes de empezar a utilizar el PMS es necesario que nuestro nuevo proveedor forme a todos nuestros trabajadores para poder sacarle el máximo partido. Y, una vez empecemos a trabajar con el sistema, el soporte técnico marcara la diferencia. Un hotel está en funcionamiento todo el día, por lo tanto, las dudas y problemas deben gestionarse de la forma más inmediata posible. Además, recibir un trato personalizado marca la diferencia para sacar el máximo partido a la herramienta. 
     
  6. Accesibilidad a la nube. En la actualidad la mayoría de PMS ofrecen servicios cloud para poder acceder a la información desde cualquier sitio. El almacenamiento y disponibilidad de la información en cualquier lugar garantiza el control de todas las operaciones que se producen en el hotel, aunque no estemos físicamente allí. Si una solución en la nube cumple todos nuestros requisitos (sobre todo a nivel de conexión con la red) es una opción muy recomendable gracias a la rapidez en las actualizaciones y el menor coste (al no depender de las máquinas el precio se reduce). 

  7. Seguridad. Con toda la cantidad de datos que gestiona el PMS es vital escoger un sistema totalmente seguro y protegido, más aún con la nueva normativa de Protección de datos (RGPD).
     

Este check-list está muy bien, pero posiblemente todos los PMS pongan que ofrecen todas estas características en sus páginas web, ¿entonces? Lo importante es pedir una demo a todos los proveedores y realizar una comparativa de PMS en base a nuestro listado de imprescindibles, ver cómo funcionan cada uno de ellos y resolver todas nuestras dudas.

La integración entre los sistemas de administración del hotel es clave, nunca debemos quedarnos con un PMS que nos dificulte las tareas en lugar de simplificarlas. 

En definitiva, trabajar con un sistema de gestión hotelera (PMS) adecuado a nuestras necesidades es muy importante. Da igual el tamaño de nuestro establecimiento, lo que nos hará diferenciarnos de la competencia es la mejora constante en nuestros servicios y nuestro compromiso con el cliente, aspectos clave que mejoran con la implementación y el análisis de la información de un PMS.  

¿Todavía estas decidiendo qué PMS elegir? No te preocupes por nosotros, en Neobookings nos integramos con los PMS más utilizados del mercado. Llámanos y te informamos.