PMS hotelero: ¿qué es y cómo elegir el mejor?

José María Ramón Cardona

10 Sep 2020

10 Sep
PMS Neobookings
Tiempo de lectura: 5 minutos

Si alguien nos preguntase qué es el PMS hotelero y para que sirve, ¿sabríamos responderle? Seguramente todos contestéis que sí, pero, ¿sabríamos enumerar todo lo que un sistema PMS puede ofrecernos y, sobre todo, cuál elegir?

Ahí ya es más difícil, ¿verdad? Entonces, ¡sigue leyendo porque hoy te descubrimos todo lo que necesitas saber para elegir tu mejor sistema de gestión! 

PMS hotelero

El PMS (Property Management System) o sistema de gestión hotelera es una herramienta que nos permite administrar de forma integrada toda nuestra operativa diaria y tener una visión panorámica del estado de nuestro establecimiento. 

Sus principales ventajas son la automatización de los procesos, para evitar que se produzcan errores, y el monitoreo de todos los datos para ofrecernos información actualizada en tiempo real. Además, ayuda a coordinar todos los departamentos de una manera mucho más eficiente. 

En pocas palabras, el PMS hotelero automatiza, simplifica y agiliza las operaciones, ahorrando horas de trabajo a los diferentes departamentos de nuestro hotel y ayudando a ofrecer una experiencia perfecta a los huéspedes. 

Pero todavía hay más, para muchos el PMS se ha convertido en el centro neurálgico de la operativa. Este software para hoteles no solo nos permite simplificar las operaciones, sino que ha evolucionado como una plataforma de análisis que gestiona toda la información de los huéspedes y sus preferencias. Gracias a toda la información que se recopila podemos aumentar nuestra rentabilidad aplicando estrategias específicas según los datos obtenidos en cada momento. 

Entonces, ¿Se ha convertido en un requisito de supervivencia para el sector? Posiblemente. Veamos qué nos puede ofrecer esta herramienta de gestión.

Funcionalidades de un PMS hotelero

Actualmente, la oferta de softwares PMS es muy grande y versátil. A continuación, vamos a analizar las funcionalidades fundamentales que un sistema de gestión debería ofrecer:  

Gestión de reservas

Permite gestionar todas las reservas, además del bloqueo de habitaciones, el pago de depósito o las cancelaciones, entre otros. De esta manera, podemos tener la disponibilidad siempre actualizada. 

Gestión de tarifas y agencias

Podemos asignar de manera automática tarifas a nuestros canales de distribución y realizar estimaciones y análisis de ingresos; así como diferenciar tarifas por temporada o por tipo de clientes, entre otras variables. 

Base de datos y CRM

Recopila toda la información los huéspedes: nombre completo, tipo (corporativo, ocio), género, nacionalidad, datos de contacto, preferencias, métodos de pago y tipo de habitación. Esto nos permitirá segmentar las acciones de marketing, mejorar la rentabilidad y la gestión diaria del hotel. 

Control de habitaciones

Controla desde un mismo lugar el estado de las habitaciones (ocupada, desocupada, bloqueada), su limpieza y el mantenimiento (si necesita alguna reparación). De esta forma, se coordinan los departamentos para agilizar la recepción de los clientes. 

Servicio de caja

Garantiza una facturación más eficiente y sin errores automatizando operaciones como son la aplicación automática de impuestos, la gestión de descuentos u ofertas, los distintos métodos de pago, los ajustes en los cargos, las liquidaciones o emisión de facturas, entre otros. 

Hospitality

Existe la opción de controlar desde la misma herramienta todos los servicios extra de tu hotel (actividades, spa, gimnasio, restaurante, etc.) para imputar el gasto en la habitación y que las facturas se sincronicen. 

BI y reporting

El Business Intelligence nos permite transformar toda la información de la base de datos en conocimiento, facilitando la toma de decisiones. Con el BI no solo podemos estudiar nuestra situación en tiempo real, sino que también podemos comparar periodos para poder tener una visión panorámica en segundos de nuestro establecimiento/s. 

El control de las habitaciones y la tasa de ocupación es clave desde un punto de vista operativo y estratégico.

Ventajas clave

Resulta evidente que una herramienta de gestión nos va a ayudar a mejorar nuestra operativa, ¿verdad? 

Veamos las 5 claves para sacarle el máximo partido al PMS hotelero:  

  1. Personal más eficiente gracias a la automatización de aquellos procesos más lentos y repetitivos. De esta manera, nuestros empleados se podrán dedicar a tareas más relevantes.
  2. Minimiza errores derivados de la gestión diaria y detecta problemas con antelación para avanzarnos y prever posibles escenarios. 
  3. Reducción de costes gracias a la optimización del tiempo de gestión y la automatización de los servicios.
  4. Toma de decisiones inteligente basada en recopilar la información de los clientes y analizarla en tiempo real.
  5. Mayor satisfacción del cliente al recibir un servicio mucho más eficiente y personalizado.

Y, lo más importante, gracias a la correcta aplicación del PMS, eligiendo aquel que se adapta a nuestras necesidades, podremos diferenciarnos del resto.

Entonces, ¿cuál es el mejor PMS para mi hotel?

Cómo ya hemos anunciado, hay muchos proveedores de software hotelero, y no todos van a adaptarse a nosotros.

Veamos cómo elegir el sistema de gestión más adecuado para nuestro alojamiento. 

No hay un software de gestión mejor que otro. El mejor PMS hotelero será aquel que mejor se adapte a nosotros y solucione nuestras necesidades.

Antes de empezar a buscar debemos preguntarnos a nosotros mismos qué queremos  mejorar de nuestra operativa y qué funciones son básicas. Una vez realizado este ejercicio, empezaremos a buscar proveedor. 

Ahora ya sabemos qué necesitamos, pero, ¿qué aspectos debemos tener en cuenta para seleccionar un software? 

A continuación, os dejamos con un check-list práctico para poder seleccionar al mejor proveedor.

Check-list para elegir PMS:

  1. Conectividades. Es muy importante encontrar un PMS que permita una amplia variedad de integraciones con otros softwares (channel manager, motor de reservas, canales de distribución, APM, herramientas de marketing online o sistemas de pre-checkin). Necesitamos integraciones funcionales con para tener la operativa lo más centralizada y automatizada posible.
     
  2. Informes. Una de las funcionalidades más importantes es la recopilación de datos. Información minuciosa de las reservas de todos los canales en los que tenemos presencia. Gracias a las aplicaciones de Business Intelligence (BI) podemos extraer esos datos de manera fácil y simplificada, para visualizarlos en segundos, mejorando y agilizando el proceso de la toma de decisiones.
     
  3. Adaptabilidad. La tecnología está en constante evolución y las necesidades de nuestro establecimiento también, por eso debemos encontrar un PMS que vaya de la mano con la innovación. Cuanto más se adapte a nosotros, mejor será nuestra operativa.
     
  4. Usabilidad. La navegación debe ser sencilla e intuitiva para que todos los empleados del hotel puedan sacarle el mayor provecho y el aprendizaje sea rápido. 
     
  5. Formación y soporte técnico. Antes de empezar a utilizar el PMS es necesario que nuestro nuevo proveedor forme a nuestros trabajadores, para poder sacarle el máximo partido. Y, una vez empecemos a trabajar con el sistema, el soporte técnico marcará la diferencia. Un hotel está en funcionamiento todo el día, por lo tanto, las dudas y problemas deben gestionarse de la forma más inmediata posible.
     
  6. Accesibilidad a la nube. El almacenamiento y disponibilidad de la información en cualquier lugar garantiza el control de todas las operaciones del hotel, aunque no estemos físicamente allí. Si una solución en la nube cumple todos nuestros requisitos (sobre todo a nivel de conexión con la red), es una opción muy recomendable. Además, ofrece mayor rapidez en las actualizaciones y menor coste (al no depender de las máquinas el precio se reduce). 

  7. Seguridad. Con toda la cantidad de datos que gestiona el PMS es vital escoger un sistema totalmente seguro y protegido, más aún con la nueva normativa de Protección de datos (RGPD).
     

Este check-list está muy bien, pero posiblemente todos los PMS hoteleros ofrecen todas estas características en sus páginas web, ¿entonces? 

Lo importante es pedir una demo a todos los proveedores y realizar una comparativa en base a nuestro listado de imprescindibles, ver cómo funcionan cada uno de ellos y resolver todas nuestras dudas.

La integración entre los sistemas de administración del hotel es clave, nunca debemos quedarnos con un PMS que nos dificulte las tareas en lugar de simplificarlas.

¿Todavía estás pensando qué PMS elegir?

No te preocupes por nosotros, en Neobookings nos integramos con los PMS más utilizados del mercado. Llámanos o envíanos un correo y te informamos. 

José María Ramón Cardona / Sobre el autor

Más artículos por José María Ramón Cardona